Hyväksytty Kymijoen Ratsastajat ry:n kevätkokouksessa 20.4.2024
TALOUSOHJESÄÄNTÖ Kymijoen Ratsastajat ry
Talousohjesäännössä määritellään eri hallintoelinten ja toimihenkilöiden tehtävät, vastuut ja kontrollipisteet yhdistyksen taloudenhoidossa. Talousohjesääntö on apuväline päivittäisten rutiinien pyörityksessä ja myös valittaessa hallintoon uusia toimijoita.
Yhdistyksen syyskokouksessa päätettävät talousasiat (säännöt 11 §)
- Päätetään toimintasuunnitelmasta ja talousarviosta seuraavalle vuodelle.
- Valitaan varsinainen toiminnantarkastaja ja varatoiminnantarkastaja.
Kevätkokouksessa päätettävät asiat (säännöt 11 §)
- Käsitellään hallituksen laatima toimintakertomus ja kirjanpitäjän laatima tilinpäätös edelliseltä kalenterivuodelta.
- Käsitellään toiminnantarkastajan lausunto.
- Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä.
Lisäksi yhdistyslain 23 §:n mukaan seuraavista talouteen liittyvistä asioista on päätettävä yhdistyksen kokouksessa
- Kiinteistön luovuttamisesta *) tai kiinnittämisestä taikka yhdistyksen toiminnan kannalta huomattavan muun omaisuuden luovuttamisesta.
*) Omaisuuden luovuttaminen voi tapahtua kauppana, lahjoituksena tai vaihtona.
Hallituksen talouteen liittyvät tehtävät
- Hallitus valitsee varsinaisten jäsenten joukosta rahastonhoitajan (säännöt 6 §).
- Hallituksen on tarkoin hoidettava yhdistyksen omaisuutta ja säilytettävä sen varat täysin luotettavasti ja yhdistykselle edullisesti.
- Lisäksi hallitus huolehtii seuraavista asioista:
1. Vastaa yhdistyksen kirjanpidon järjestämisestä
2. Vastaa toimintasuunnitelman ja talousarvoin laadinnasta
3. Vastaa talousarvion seurannasta
4. Vastaa toimintakertomuksen laadinnasta sekä käsittelee ja allekirjoittaa tilinpäätöksen
5. Vastaa yhdistyksen taloudenhoitoon liittyvien ohjesääntöjen valmistelusta. Ohjesäännöt vahvistetaan yhdistyksen kokouksessa
6. Päättää tilienkäyttöoikeuksista.
Puheenjohtajan talouteen liittyvät tehtävät
- Vastaa toimintasuunnitelmaluonnoksen laadinnasta.
- Vastaa talouspäätösten toteutuksen valvonnasta.
Sihteerin taloudenhoitoon liittyvät tehtävät
- Vastaa toimintakertomusluonnoksen laadinnasta.
Rahastonhoitajan tehtävät
- Hoitaa yhdistyksen taloutta ja varainhankintaa tehtyjen päätösten mukaisesti ja esittelee talouteen liittyvät asiat (tilinpäätöksen, talousarvion, laskelmat jne.) yhdistyksen kokoukselle.
- Hyväksyy hallituksen ja jaostojen laskut.
- Huolehtii menojen suorittamisesta sääntöjen ja päätösten mukaisesti, seuraa tulojen sekä jäsenmaksujen kertymistä.
- Vastaa yhdistyksen kirjanpidon hoidosta yhdessä kirjanpitäjän kanssa
- Vastaa kirjanpitokirjojen ja tositemateriaalin säilyttämisestä ja arkistoinnista. Kirjanpitolain mukaan kirjanpitokirjat (päivä-pääkirja, tuloslaskelma ja tase liitteineen) ja tililuettelo on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Tositemateriaalin säilytysaika on kuusi vuotta.
- Valmistelee yhdessä hallituksen kanssa talousarvioesityksen syyskokoukselle
- Huolehtii muista hallituksen hänelle antamista tehtävistä.
Alajaoston rahaliikenne ja kirjanpito
- Jaosto huolehtii toimintansa maksuliikenteestä.
- Jaoston rahaliikennettä varten voidaan avata oma pankkitili.
- Kisajaoston rahaliikenne hoidetaan seuran päätilin kautta.
- Nuorisojaostolla, Kisatiimillä ja Erasmus-hankkeella on omat pankkitilit seuran alla.
- Erasmus-hankkeen talous on seuran kirjanpidosta erillinen ja siitä raportoidaan hankkeen sääntöjen mukaisesti omissa kanavissaan.
- Tilin käyttöoikeuksista päättää yhdistyksen hallitus.
- Jaosto vastaa oman kirjanpitonsa järjestämisestä asianmukaisella tavalla. Jaosto toimittaa tositemateriaalin (kaikki kuitit ja laskut tuloista ja menoista) rahastonhoitajalle.
- Jaosto laatii kalenterivuosittain toimintakertomuksen ja toimittaa samassa yhteydessä tositemateriaalin rahastonhoitajalle.
Tositteiden tarkastus
Kirjanpitäjä tarkastaa vuosittain yhdistyksen kirjanpitoon kirjatut tositteet.
Kirjanpitäjän/tositetarkastajan tulee tarkastaa seuraavat asiat:
- Kirjanpitoon viedyt tositteet täyttävät kirjanpitolain vaatimukset ja ne on varustettu tarvittavin lisäselvityksin.
- Menotositteet ovat syntyneet yhdistyksen toiminnasta.
- Yhdistykselle kuuluvat tulot on tuloutettu asianmukaisesti.
Tilinpäätösaikataulu ja tilin/toiminnantarkastus
- Seuran toiminta- ja tilikausi on kalenterivuosi.
- Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja johtokunnan vuosikertomus on annettava toiminnantarkastajille/tilintarkastajille sääntöjen mukaisesti viimeistään kuukautta ennen kevätkokousta.
- Toiminnantarkastajien/tilintarkastajien tulee antaa sääntöjen mukaisesti kirjallinen lausuntonsa viimeistään kaksi viikkoa ennen kevätkokousta johtokunnalle, ellei muuta sovita.
- Kevätkokous on pidettävä helmi-huhtikuussa (säännöt 9 §).
Tämä talousohjesääntö on hyväksytty Kymijoen Ratsastajat ry:n kokouksessa 20.4.2024.
Talousohjesäännön liitteenä laskupohjat KJR:n laskulle sekä kulukorvauslaskulle.
Laskupohjat
Lataa tästä: KJR laskupohja (xlsx). Huom! Tarkista tilinumero. KJR päätilin numero on pohjassa oletuksena. KJR Kisatiimillä, Erasmuksella ja Nuorisojaostolla on omat erilliset pankkitilit.Tilinumerot löytyvät Johtokunta & yhteystiedot-sivulta.
Lataa tästä: KJR kulukorvauslaskun pohja (xlsx). HUOM! Muista liittää kaikki kuitit laskuun.
