Jäsentietojen käsittely Kymijoen Ratsastajissa ja Suomen Ratsastajainliitossa
Kymijoen Ratsastajat Ry (KJR) on Suomen Ratsastajainliiton (SRL) jäsen. SRL on ratsastusurheilun katto-organisaatio Suomessa. KJR kerää jäsenistään henkilötietoja ja käsittelee niitä yhdessä SRL:n kanssa.
KJR:ssa käsittelystä vastaa: Jenni Suhonen, jenni.suhonen@kymijoenratsastajat.net, Järvenmäentie 160, 47400 Kausala. SRL:ssa käsittelystä vastaa: Sari Siltala, sari.siltala@ratsastus.fi, Valimotie 10, 00380 Helsinki.
KJR kerää jäseneksi liityttäessä jäsenen nimen ja osoitteen sekä henkilötunnuksen toimitettavaksi SRLään. Henkilötunnusta ei tarvita kannattaja- ja yhteisöjäseniltä, koska näihin jäsenyyksiin ei kuulu vakuutusta. KJR ei tallenna henkilötunnusta omaan käyttöönsä. SRL luo uudelle jäsenelle jäsennumeron.
KJR on lakisääteisesti velvoitettu pitämään jäsenrekisteriä, josta tulee ilmetä jäsenen nimi ja kotipaikka. Henkilötunnusta tarvitaan urheiluvakuutusta ja jäsenlajin määrittämistä varten. Seuran jäsenmaksuun sisältyy SRL:n osuus. SRL:n osuuteen sisältyy Hippos-lehden vuosikerran tilaus ja urheiluvakuutus. Jäsenyyteen sisältyvä Hippos-lehden tilaus on sopimus, jonka täyttämiseksi SRL käsittelee nimeä ja osoitetta. Urheiluvakuutuksen osalta vakuutusyhtiö tarkastaa jäsenyyden voimassaolon SRL:sta korvausvaatimuksen yhteydessä. Seurajäsenyys on edellytys osallistumiselle SRL:n alaisiin kilpailuihin. SRL käyttää seurojen jäsenistä muodostuvaa rekisteriään osallistumisoikeuden varmistamiseen; tässä on kyseessä SRL:n kilpailutoiminnan järjestämiseen liittyvä oikeutettu etu.
SRL luovuttaa Hippos-lehden postituksesta vastaavalle yritykselle nimi- ja osoitetiedot. SRL:lla on sopimus lehden kustantajan kanssa, joka vastaa lehden postituksesta. Kustantaja käsittelee henkilötietoja SRL:n lukuun eikä ole oikeutettu käyttämään tietoja omiin tarkoituksiinsa. Vakuutusyhtiö käsittelee henkilötietoja korvausvaatimusten yhteydessä eikä ole oikeutettu käyttämään tietoja omiin tarkoituksiinsa.
KJR kerää jäsenen suostumuksella sähköpostiosoitteen. Näitä tietoja käytetään jäsenen ja seuran väliseen yhteydenpitoon. Näitä tietoja ei luovuteta kenellekään eikä näitä käytetä mihinkään muuhun. Mikäli jäsen antaa suostumuksensa tietojen keräämiseen, tulee suostumuksen osoitus olla konkreettinen, esim. allekirjoitettu lomake. Jäsenellä on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa.
Henkilöllä on seuraavat oikeudet henkilötietojen käsittelyn osalta: 1) Henkilöllä on oikeus pyytää nähtäväkseen itseään koskevat tiedot. Nämä on toimitettava 30 päivän sisällä pyynnöstä. 2) Henkilöllä on oikeus pyytää virheellisten tietojen päivittämistä. 3) Henkilöllä on oikeus peruuttaa suostumus sähköpostiosoitteen ja/tai puhelinnumeron käsittelyn osalta; tällöin tieto tulee poistaa. 4) Henkilöllä on oikeus vaatia tietojensa poistamista, jos henkilö ei ole seuran jäsen. 5) Henkilöllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän kokee, että hänen oikeuksiaan on loukattu.
